แนวทางการบริหารจัดการ

1. นโยบาย

จากวัตถุประสงค์ของการจัดซื้อจัดหาที่เป็นเลิศอย่างยั่งยืน (Sustainable Procurement Excellence) ไออาร์พีซี มุ่งมั่นที่จะดำเนินกิจกรรมด้านการจัดซื้อภายใต้กลยุทธ์ 5 ประการ ได้แก่ 1) Maximize Benefit 2) Data Management 3) SMART Technology 4) SMART People และ 5) Sustainable Management

1. Maximize Benefit เน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในมิติของการปรับปรุงกระบวนการ ลดขั้นตอนที่เป็น waste ที่ไม่จำเป็น มีการนำดิจิตัลมาปรับปรุงในงานต่างๆ ทั้งสนับสนุนการจัดทำ data analytic เพื่อวิเคราะห์และต่อยอดการทำงานให้เพิ่ม benefit มากขึ้น
2. Data Management เน้นการจัดการข้อมูลที่ unstructured data เป็น structured data มีการจัดทำ digital dashboard เพื่อนำเสนอข้อมูล performance ต่างๆ
3. SMART Technology เน้นการนำ digital tool มาใช้ในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพระบบหลัก SAP ที่ใช้ในการทำงาน และนำ RPA มาใช้ในการทำงาน
4. SMART People เน้นการจัดทำ academy ทั้งในฝ่ายและร่วมกับกลุ่มจัดซื้อ ปตท. เพื่อเพิ่ม capability ของพนักงาน
5. Sustainable Management เน้นการบริหารจัดการผู้ค้าเน้นในด้านการบริหารความเสี่ยงใน supply chain และคงไว้ซึ่งการใส่ใจด้าน ESG ด้วยการประเมินผู้ค้าสม่ำเสมอทุกปี

ไออาร์พีซี ปฏิบัติตามระเบียบการจัดซื้อด้วยวิธีและมาตรการตามระบบ รวมถึงการจัดนโยบายด้านการจัดซื้อให้เป็นเลิศ มุ่งเน้นที่

• การเสริมสร้างประสิทธิภาพในการบริหารชิ้นส่วน อุปกรณ์ และสินค้าคงคลัง
• การจัดซื้อจัดหาวัตถุดิบ เคมีภัณฑ์ และอุปกรณ์ต่างๆ
• การว่าจ้างแรงงานแบบ Strategic service hiring
• การเสริมสร้างทักษะและความสามารถของพนักงานจัดซื้อ

2. กระบวนการและระบบบริหารจัดการ

ไออาร์พีซี มุ่งมั่นที่จะพัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อจัดหาอย่างต่อเนื่อง โดยมุ่งเน้นที่จะควบคุมคุณภาพของสินค้าและบริการ รวมถึงกระบวนการบริหารความเสี่ยงที่คำนึงถึงประเด็นด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และการกำกับดูแล (ESG)  ตลอดจนการพิจารณาจากการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน กฎหมายสิ่งแวดล้อมและระบบการจัดการคุณภาพอื่น ๆ เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อคุณภาพ ปริมาณการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการ รวมไปถึงความไว้วางใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการดำเนินงานของไออาร์พีซี

ไออาร์พีซี มุ่งมั่นที่จะดำเนินธุรกิจด้วยความเป็นธรรม ถูกต้องตามกฎหมาย และมีการกำกับดูแลกิจการที่ดีควบคู่ไปกับการดูแลสังคมและสิ่งแวดล้อม เพื่อให้เกิดความสมดุลในทุก ๆ ด้าน เพื่อเติบโตร่วมกันอย่างยั่งยืน ไออาร์พีซี เผยแพร่นโยบายนี้ และสนับสนุนให้คู่ค้านำหลักการดังกล่าวไปปฏิบัติ เพื่อขยายผลออกไปสู่สังคมในวงกว้างด้วย ดังนั้นเพื่อให้มีความเข้าใจถูกต้องร่วมกัน  ไออาร์พีซี จึงได้จัดทำคู่มือการดำเนินงานจัดหาอย่างยั่งยืน เพื่อเป็นแนวทางให้คู่ค้านำไปปฏิบัติและกำหนดให้ประกาศนโยบายการจัดซื้อที่ยั่งยืน (Sustainable Procurement Policy) เพื่อใช้เป็นแนวปฏิบัติเดียวกับ ไออาร์พีซี ในการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืนต่อไป ในกรณีที่พบว่าคู่ค้าไม่ได้ปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าว ไออาร์พีซี อาจมีแนวทางดำเนินการต่อคู่ค้า โดยพิจารณาจากผลกระทบและความเสียหายที่จะเกิดขึ้นต่อไปตามความเหมาะสม

จรรยาบรรณของคู่ค้า (Supplier Sustainable Code of Conduct) ครอบคลุมทุกธุรกิจในทุกๆ ด้าน อาทิ จรรยาบรรณในด้านธุรกิจ ด้านสิทธิมนุษยชน และด้านความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อม  นอกจากนี้ ไออาร์พีซีกำหนดให้คู่ค้าลงนามและปฏิบัติตามจรรยาบรรณอย่างเคร่งครัด ตลอดจนสนับสนุนให้คู่ค้าของคู่ค้าปฏิบัติตามหลักการยั่งยืนในการดำเนินธุรกิจ ทั้งนี้จรรยาบรรณดังกล่าว ประกอบด้วย

• จริยธรรมทางธุรกิจ
• ความรับผิดชอบต่อสังคม
• ความปลอดภัย
• การจัดการด้านสิ่งแวดล้อม

ทั้งนี้ ไออาร์พีซี ดำเนินพัฒนาระบบการจัดซื้ออย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในระดับสากลและเพื่อให้การดำเนินธุรกิจร่วมกันกับคู่ค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ไออาร์พีซี จึงจัดทำเว็บพอร์ทัลขึ้น ซึ่งเป็นทั้งช่องทางในการสื่อสารกับคู่ค้าและช่องทางในการตรวจสอบการจัดซื้ออย่างครบวงจร นอกจากนี้ยังมีระบบ e-Auction ที่เปิดโอกาสให้คู่ค้าแข่งขันกันอย่างเสรี โดยคู่ค้าสามารถเสนอราคาที่ดีที่สุดที่ยอมรับได้กันทั้งสองฝ่าย

สามารถอ่านคู่มือดำเนินงานจัดซื้อจัดหาอย่างยั่งยืนได้ที่[แนวทางการปฏิบัติอย่างยั่งยืนของคู่ค้าไออาร์พีซี]

ไออาร์พีซี วิเคราะห์การใช้จ่าย (Spend Analysis) แยกสำหรับการจัดซื้อวัตถุดิบตั้งต้น (Feedstock) ของธุรกิจปิโตรเลียมและปิโตรเคมี และการจัดซื้อทั่วไปสำหรับสารประกอบและเคมีภัณฑ์  โดยปัจจุบันมีสองหน่วยงานที่รับผิดชอบการตรวจสอบการใช้จ่ายของธุรกิจตนเอง แบ่งเป็น

1) ฝ่ายจัดซื้อที่ทำหน้าที่ในการติดตามค่าใช้จ่ายของเคมีภัณฑ์ ชิ้นส่วนประกอบ และอย่างอื่นที่เกี่ยวข้อง

2) ฝ่ายจัดซื้อที่ทำหน้าที่ติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับโรงกลั่นและวัตถุดิบปิโตรเคมีทุกประเภท

ไออาร์พีซี ใช้การวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย (Spend Analysis) เพื่อตรวจสอบข้อมูลรายจ่ายโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดต้นทุนการจัดซื้อ เพิ่มประสิทธิภาพ และติดตามการปฏิบัติตามกฏหมาย นอกจากนี้ ไออาร์พีซี จัดทำการวิเคราะห์ความสำคัญของคู่ค้า เพื่อให้สามารถระบุคู่ค้าที่สำคัญต่อธุรกิจของไออาร์พีซี โดยมีหลักเกณฑ์ในการวิเคราะห์ดังนี้

• คู่ค้าที่มูลค่าการจัดซื้อจัดจ้างที่สูง (High expenditure)
• คู่ค้าที่จัดส่งสินค้าและบริการที่เป็นองค์ประกอบสำคัญ (Critical parts/component)
• คู่ค้าที่ไม่สามารถทดแทนได้ (Non-substitutable)
• คู่ค้าที่มีความสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Relationship)

นอกจากนี้ การบริหารความเสี่ยงด้านห่วงโซ่อุปทาน ยังครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการคัดเลือกคู่ค้าและการบริหารความเสี่ยงของคู่ค้า ซึ่งคำนึงถึงผลกระทบในด้านคุณภาพของสินค้าและบริการ สิ่งแวดล้อม สังคม และการกำกับดูแลกิจการ ทั้งนี้หากคู่ค้าจะดำเนินธุรกิจร่วมกับไออาร์พีซี คู่ค้าจะต้องลงทะเบียนและผ่านขั้นตอนการอนุมัติล่วงหน้าและตอบแบบสอบถามประเมินตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากกระบวนการจัดซื้อและการเสริมสร้างระบบจัดซื้อที่ยั่งยืน ไออาร์พีซี จัดทำการประเมินความเสี่ยงของคู่ค้า ที่คำนึงถึงความเสี่ยงด้านเศรษฐกิจ สังคม และการกำกับดูแล (ESG) ซึ่งการประเมินดังกล่าว มีวัตถุประสงค์เพื่อมุ่งเน้นในการระบุความเสี่ยงต่อความยั่งยืนขององค์กรในกระบวนการจัดซื้อจัดหา อาทิ การใช้แรงงานเด็ก การใช้แรงงานบังคับ หรือการซื้อสารเคมีที่มีสารต้องห้าม โดยการประเมินความเสี่ยงจะพิจารณาจากโอกาสที่จะเกิดขึ้น (Likelihood) และความรุนแรงของผลกระทบ (impact) ต่อองค์กรและผู้มีส่วนได้เสียโดยใช้ข้อมูลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ

ไออาร์พีซี ทำการวิเคราะห์ถึงสาเหตุที่แท้จริง (Root Cause Analyses) และจัดเตรียมแผนการบรรเทาความเสี่ยงสำหรับคู่ค้าที่มีความเสี่ยงด้านความยั่งยืนสูง โดยมีฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่ติดตามการดำเนินของแผนการบรรเทาความเสี่ยงอย่างใกล้ชิด เพื่อให้มั่นใจได้ว่าแผนดังกล่าวมีประสิทธิภาพเพียงพอในการลดผลกระทบและโอกาสที่จะเกิดขึ้น ตลอดจนกำหนดให้สำนักงานตรวจสอบภายใน (Internal Audit Office) ทำการประเมินอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งผลลัพธ์จากการติดตามแผนการดังกล่าวจะนำเสนอต่อผู้บริหารรายไตรมาส

นอกเหนือจากการประเมินความเสี่ยงที่ได้ระบุไว้ ไออาร์พีซี ได้จัดตั้งนโยบายเพื่อส่งเสริมให้คู่ค้าปฏิบัติตามหลักการพัฒนายั่งยืนของไออาร์พีซี เพื่อบริหารความเสี่ยงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการปฏิบัติที่ผิดของคู่ค้าต่อไออาร์พีซี โดยหลักการดังกล่าวประกอบด้วยหลักสิทธิมนุษยชน อาชีวอนามัยและความปลอดภัย จรรยาบรรณทางธุรกิจ และการต่อต้านการคอร์รัปชัน¹ ทั้งนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคู่ค้ารวมถึงผู้รับเหมาปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวอย่างเคร่งครัด ไออาร์พีซี จึงกำหนดให้การประเมินคู่ค้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดซื้อ ซึ่งกำหนดให้คู่ค้าประเมินศักยภาพของตนเองและตอบแบบสอบถามที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น

¹หมายเหตุ: ในปี 2564 ไออาร์พีซีไม่พบกรณีที่เกี่ยวข้องกับการคอร์รัปชันในทุกรูปแบบ ไออาร์พีซีเป็นสมาชิกแนวร่วมปฏิบัติของภาคเอกชนไทยในการต่อต้านการทุจริต (CAC) ซึ่งมีการกำหนดให้รายงานกรณีที่เกี่ยวข้องกับการคอร์รัปชัน ในปี 2564 ไออาร์พีซีไม่พบกรณีที่ปฏิบัติต่อคู่แข่งทางการค้า (Anti-Competitive Practices) จาก 1) ช่องทางและระบบการร้องเรียน 2) การส่งความคิดเห็นผ่านเว็บไซต์ 3) Annual Reputation Survey

คู่ค้าจะได้รับการประเมินความเสี่ยงต่อการคอร์รัปชันและได้รับการตรวจสอบจากผู้ตรวจสอบของไออาร์พีซี (IRPC’s certified auditors) และผู้ตรวจสอบภายนอกจากสถาบันรับรองมาตรฐานไอเอสโอ (Management System Certification Institute (Thailand); MASCI) โดยมีหัวข้อในการประเมินดังนี้

1. นโยบายและมาตรฐาน
2. บริหารองค์กรแบบบูรณาการอย่างมีคุณค่า (Business Integrity)

• จรรยาบรรณทางธุรกิจและความโปร่งใส
• มาตรฐานคุณภาพ
• ความต่อเนื่องทางธุรกิจ/ธุรกิจหยุดชะงัก

3. สังคม

• สิทธิมนุษยชน
• ความสัมพันธ์ของแรงงาน (Labour Relations)
• ความรับผิดชอบต่อสังคม

4. อาชีวอนามัยและความปลอดภัย

• การตรียมพร้อมด้านความปลอดภัยและเหตุฉุกเฉิน

5. สิ่งแวดล้อม

• การป้องกันมลพิษและการลดทรัพยากร

ทั้งนี้ ไออาร์พีซี ได้เตรียมแผนการดำเนินการแก้ไขร่วมกับคู่ค้าที่ไม่ได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของไออาร์พีซี โดยเฉพาะผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในประเด็นด้านความปลอดภัยของผู้รับเหมา ไออาร์พีซีจึงดำเนินการแจ้งทันทีพร้อมกับวางแผนการแก้ไขเพื่อป้องกันการเกิดเหตุซ้ำและพัฒนาการดำเนินงานในอนาคต โดยได้สรุปแผนการแก้ไขให้กับผู้ถูกตรวจสอบที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดเพื่อแก้ไขปัญหาและพัฒนาผลการดำเนินงานด้าน ESG นอกจากนี้ ไออาร์พีซี ยังให้ข้อแนะนำแก่คู่ค้าที่ผ่านการตรวจสอบเพื่อพัฒนาการดำเนินงานด้าน ESG อย่างต่อเนื่อง

คู่ค้ารายใหม่และคู่ค้าปัจจุบันจะต้องผ่านการประเมินเพื่อถูกคัดเลือกให้อยู่ในรายชื่อคู่ค้า (Approved Vendor List) ของไออาร์พีซี โดยมีการประเมินประเด็นด้าน ESG 5 ประเด็น ดังนี้

1. การสร้างความตระหนักและเข้าใจถึงนโยบายความยั่งยืนของไออาร์พีซี (Supplier Code of Conduct)
2. การรับรองว่าการดำเนินงานของคู่ค้าและผู้รับเหมาสอดคล้องกับแนวปฏิบัติของไออาร์พีซี (IRPC’s Way of Conduct)
3. การพัฒนาและส่งเสริมการบริหารอย่างยั่งยืนในคู่ค้าและผู้รับเหมา
4. การสร้างความสัมพันธ์อย่างโปร่งใส
5. การลดความเสี่ยงและพัฒนาผลการดำเนินงานของคู่ค้าและผู้รับเหมา

ในการประเมินคู่ค้า คู่ค้าจะต้องได้รับคะแนนรวมอย่างน้อยร้อยละ 70 เพื่อผ่านการประเมิน โดยร้อยละ 25 ของการประเมินจะถูกแบ่งออกเป็นประเด็น ESG ที่กล่าวไว้ข้างต้น